Zabezpiecz swoją transakcję z systemem Virtual Data Room

POROZMAWIAJMY

Najczęściej zadawane pytania

Due Diligence to wyczerpująca analiza finansowa, handlowa, prawna, podatkowa i technologiczna firmy prowadzona przez zewnętrznych specjalistów. Wyniki Due Diligence mogą wpływać zarówno na stronę kupującą, jak i sprzedającą, podkreślając potencjalne ryzyka i okazje transakcyjne. Ważnym rezultatem badania jest jego wpływ na ostateczną wycenę przedsiębiorstwa.

Korzystanie z wirtualnego pokoju danych (VDR) jest kluczem do przyspieszenia procesu due diligence. Virtual Data Room jest bezpieczną, scentralizowaną platformą do przechowywania i dostępu do dokumentów, z zaawansowanymi funkcjami, których celem jest ochrona informacji, zabezpieczenie ich poufności, np.:

  • brak możliwości zapisu analizowanych dokumentów na dysku,
  • brak możliwości edycji,
  • znaki wodne,
  • możliwość zaczerniania tekstu, obrazów, danych osobowych, danych finansowych
  • automatyzacja pracy, wyszukiwanie kluczowych słów, fraz w dokumentach.

Wirtualny pokój danych (Virtual data room) to bezpieczne, internetowe repozytorium wykorzystywane do przechowywania i udostępniania poufnych dokumentów podczas wrażliwych transakcji i procesów typu due diligence. VDR zapewnia najwyższy poziom bezpieczeństwa, stosując protokoły szyfrowania podobne do tych używanych w systemach bankowości elektronicznej (EV SSL). Dostęp do dokumentów jest ściśle kontrolowany przez administratora, czyli Ciebie jako właściciela danych. To Ty decydujesz, kto ma dostęp do poszczególnych dokumentów, w jakim zakresie (np. czy można je pobrać czy wydrukować) oraz możesz w każdym momencie zarządzać uprawnieniami użytkowników. Dzięki VDR, Twoje poufne dokumenty biznesowe mogą być bezpiecznie udostępniane zewnętrznym podmiotom, przy jednoczesnym zachowaniu pełnej kontroli i monitoringu.

Virtual Data Room (VDR) są wykorzystywane przez różne branże, w tym:

Administratorami VDR najczęściej są: bankierzy inwestycyjny, doradcy transakcyjni, prawnicy, dyrektorzy w korporacjach, agenci nieruchomości, agencje rządowe i wiele innych, zaangażowanych w transakcje i projekty wymagające takiej ochrony danych.

Wirtualne pokoje danych są często używane w różnych procesach, takich jak:

VDR jest alternatywą dla FTP lub wysyłania poufnych dokumentów pocztą elektroniczną.

VDR są korzystne dla różnych branż, w tym:

Każda branża, która wymaga bezpiecznego udostępniania i współpracy nad dokumentami, może skorzystać z VDR.

W zarządzaniu poufnymi informacjami, szczególnie w kontekście fuzji i przejęć, postępowań prawnych czy zarządzania korporacyjnego, VDR ma znaczącą przewagę nad standardowymi narzędziami do udostępniania plików. Oto kilka kluczowych powodów:

  • Zwiększone bezpieczeństwo
  • Szyfrowanie: VDR korzystają z zaawansowanych metod szyfrowania, aby chronić dane.
  • Kontrola dostępu: Możesz ustawić szczegółowe uprawnienia, zapewniając, że tylko autoryzowane osoby mogą przeglądać, edytować lub pobierać dokumenty.
  • Ścieżki audytu: VDR dostarczają szczegółowych raportów aktywności użytkowników, co pomaga monitorować i zapobiegać nieautoryzowanemu dostępowi.
  • Zgodność z przepisami i normami: VDRy są zaprojektowane, aby spełniać różne wymagania regulacyjne i standardy branżowe, co jest kluczowe dla transakcji prawnych i finansowych.

Podczas gdy standardowe narzędzia do udostępniania plików mogą wystarczyć do podstawowej wymiany dokumentów, nie spełniają one wymagań w obszarach krytycznych dla transakcji o wysokim ryzyku i zarządzania poufnymi danymi. VDR zapewnia topowe zabezpieczenia, zgodność z przepisami, zarządzanie dokumentami i funkcje współpracy niezbędne do profesjonalnego i bezpiecznego obchodzenia się z poufnymi informacjami. Dzięki temu VDRy są niezastąpionym narzędziem dla firm, które priorytetowo traktują bezpieczeństwo i efektywność w procesach zarządzania dokumentami.

Virtual Data Room to najbezpieczniejsze rozwiązanie do udostępniania dokumentów zdalnie. VDRy, w tym Fordata, stosują silne środki bezpieczeństwa, takie jak:

  • szyfrowanie,
  • uwierzytelnianie wieloskładnikowe,
  • bezpieczne serwerownie,
  • szczegółowe kontrole dostępu,
  • znakowanie wodne dokumentów
  • i śledzenie aktywności, aby zapewnić poufność i integralność wrażliwych informacji.

Ponadto VDRy zazwyczaj mają systemy zabezpieczające przed utratą danych. W Fordata każda wymiana danych odbywa się wyłącznie przez połączenia zabezpieczone SSL, z użyciem szyfrowania AES 256-bit, co gwarantuje najwyższy poziom bezpieczeństwa. Nasze zaangażowanie w bezpieczeństwo jest podkreślone przez naszą certyfikację ISO 27001:2013, co oznacza nasze ciągłe starania o ulepszanie środków bezpieczeństwa i zgodność z wszystkimi odpowiednimi przepisami. Prowadzimy również regularne wewnętrzne i zewnętrzne audyty bezpieczeństwa, aby utrzymać te standardy.

Tak, VDR zapewnia szczegółową kontrolę dostępu, pozwalając na definiowanie, kto może:

  • przeglądać,
  • zapisywać
  • lub wydrukować każdy dokument.

Możesz ustawić uprawnienia użytkowników na poziomie dokumentu lub folderu oraz śledzić aktywność użytkowników, aby zapewnić bezpieczeństwo.

Z VDR możesz realizować transakcje i procesy z dowolnego miejsca 24/7/365. VDR są kompatybilne z różnymi urządzeniami (telefony, tablety, laptopy) i przeglądarkami, działając online zarówno na systemach Windows, jak i Mac, w ramach przeglądarek Google Chrome, Mozilla Firefox, Microsoft Edge lub Apple Safari.

Tak, VDR jest dostępny na urządzeniach mobilnych poprzez przeglądarkę internetową. Umożliwia to użytkownikom dostęp i zarządzanie dokumentami w każdym miejscu, zapewniając elastyczność i wygodę.

Aby znaleźć odpowiedniego dostawcę VDR, sprawdź polecane firmy, oceń ich funkcje, środki bezpieczeństwa, opinie klientów, plany rozliczeniowe i jakość obsługi klienta. Poproś o wersję demo systemu i porównaj oferty, aby podjąć świadomą decyzję.

Oto kilka kroków i kryteriów, które mogą pomóc w wyborze odpowiedniego dostawcy VDR:

1. Określenie potrzeb firmy

Zanim zaczniesz szukać dostawcy, dokładnie określ, jakie są Twoje potrzeby:

  • Rodzaj dokumentów: Jakie typy dokumentów będą przechowywane?
  • Ilość danych: Jak duża będzie objętość danych?
  • Liczba użytkowników: Ilu użytkowników będzie miało dostęp do VDR?

2. Bezpieczeństwo

Bezpieczeństwo jest kluczowym aspektem w przypadku VDR:

  • Szyfrowanie: Sprawdź, jakie dostawca oferuje szyfrowanie danych?
  • Certyfikaty: Upewnij się, że dostawca posiada odpowiednie certyfikaty, np. ISO i je recertyfikuje?
  • Kontrola dostępu: Możliwość ustawiania różnych poziomów dostępu dla użytkowników.

3. Funkcjonalność

Rozważ, jakie funkcje będą dla Ciebie niezbędne

4. Obsługa klienta
Dobry dostawca VDR powinien oferować wsparcie techniczne:

  • Dostępność wsparcia: 24/7 wsparcie techniczne.
  • Język wsparcia: Wsparcie w języku używanym przez Twoją firmę.
  • Szkolenia: Opcje szkoleń dla użytkowników.

5. Koszt
Koszty mogą się różnić w zależności od dostawcy i wybranych funkcji:

  • Model cenowy: Opłaty za użytkownika, za przestrzeń dyskową, za transakcję.
  • Ukryte koszty: Upewnij się, że nie ma dodatkowych ukrytych opłat.

6. Opinie i referencje
Przed podjęciem decyzji sprawdź opinie innych użytkowników:

  • Recenzje online: Poszukaj recenzji na stronach takich jak G2, Capterra.
  • Referencje: Poproś dostawcę o referencje od innych firm w Twojej branży.

7. Okres próbny
Wielu dostawców oferuje okres próbny. Wykorzystaj okres próbny do przetestowania funkcji i sprawdzenia, czy VDR spełnia Twoje oczekiwania.

Fordata VDR to najbardziej zaufany dostawca Virtual Data Room w Europie. Fordata to więcej niż platforma do bezpiecznego udostępniania poufnych dokumentów. Z Fordata VDR w pełni wykorzystasz potencjał Due Diligence online i M&A. Zrealizujesz transakcję szybciej, bezpieczniej i wygodniej. Udostępnisz poufne dokumenty inwestorom i doradcom, zachowując pełną kontrolę. Chcemy, aby każda Twoja transakcja przebiegła dokładnie tak, jak planowałeś. Pozwól nam wspierać projekt jak dodatkowy członek Twojego Zespołu 24/7. Korzystając z naszych usług, obiecujemy komfort pracy, spokój ducha i absolutne bezpieczeństwo. #FORDATAteam jest dla Ciebie.

Tak, w Fordata oferujemy spersonalizowane demo produktowe, aby pokazać nasze funkcje i możliwości. Skontaktuj się z nami, aby umówić się na przedstawienie wersji demo w dogodnym dla Ciebie terminie.

Tak, oferujemy 14-dniowy okres próbny, aby użytkownicy mogli wypróbować Fordata VDR i poznać wszystkie funkcje i możliwości przed podjęciem decyzji. Wystarczy zarejestrować się na wersję trial poprzez formularz. Nie wymagamy podania danych karty kredytowej.

Koszty VDR różnią się w zależności od dostawcy, wymaganych funkcji, pojemności i czasu korzystania. W Fordata oferujemy trzy pakiety: Lite, Basic i PRO. Każdy pakiet różni się w zależności od wybranych funkcji i ilości danych. Ponadto dostosowujemy plan indywidualnie do specyficznych potrzeb klienta. Skontaktuj się z nami, aby uzyskać spersonalizowaną wycenę dostosowaną do Twoich potrzeb lub zamów Fordata VDR Lite (produkt samoobsługowy) można kupić online w sklepie Fordata za jedyne 850 zł miesięcznie (1 miesiąc, 1 GB danych, 15 użytkowników) lub za 510 zł przy wyborze planu rocznego. Akceptujemy zwykłe przelewy bankowe, szybkie płatności za pośrednictwem serwisu Przelewy24 oraz płatności kartą kredytową VISA, Mastercard. Akceptujemy przelewy w PLN i EUR.

W takiej sytuacji zachęcamy do kontaktu z nami! Na podstawie doświadczeń z innymi klientami, pomożemy w oszacowaniu ilości danych. Pomocna będzie dla nas informacja nt. typu projektu/transakcji oraz branży. Jeśli chcesz wykorzystać Data Room do organizacji transakcji sprzedaży spółki – przydatne mogą być takie informacje jak szacowana wartość transakcji, czy transakcja dotyczy sprzedaży całej spółki czy np. wydzielonej części przedsiębiorstwa, branża (z doświadczenia wiemy, że np. transakcje w branży nieruchomości mają zwykle więcej danych niż pozostałe).

Renomowani dostawcy VDR są transparentni w kwestii swoich cen. Ważne jest, aby dokładnie przejrzeć umowę, aby zrozumieć ewentualne dodatkowe koszty, takie jak opłaty za dodatkową ilość danych, dodatkowych użytkowników lub funkcje premium. Zawsze pytaj o szczegółową wycenę, aby uniknąć niespodzianek. W Fordata informujemy Cię przejrzyście o wszystkich kosztach.

W Fordata każda umowa (LITE, BASIC, PRO) jest automatycznie przedłużana o kolejny miesiąc. Przypomnimy Ci o końcowym terminie 14, 7 dni przed i w dniu końcowym, aby przedłużenie i dodatkowe opłaty nie były dla Ciebie zaskoczeniem.

Podczas ostatnich 14 dni umowy możesz zakończyć współpracę – wystarczy wysłać nam e-mail. Możemy również przedłużyć umowę na dłuższy okres, zgodnie z Twoimi preferencjami. Wystarczy się z nami skontaktować.

Standardowo uruchomiamy VDR w ciągu 15 minut od złożenia zamówienia w naszym sklepie lub po podpisaniu umowy (z naszym przedstawicielem handlowym). Zamówienia złożone w sklepie w weekendy, święta lub w dzień roboczy po godz. 17.00 CET są realizowane następnego dnia roboczego do godz. 10.00. Jeśli zależy Ci na szybszym uruchomieniu systemu, prosimy o telefon, zrobimy co w naszej mocy!

Uruchomienie VDR w Fordata to prosty proces. Dział Obsługi Klienta utworzy dla Ciebie konto administratora. Po zalogowaniu się będziesz mógł przesyłać dokumenty, dostosowywać uprawnienia dostępu i zapraszać użytkowników. Nasz system zawiera proces wdrożeniowy, w którym krok po kroku poznasz system. Nasz zespół wsparcia jest również dostępny, aby pomóc Ci podczas całego procesu konfiguracji.

Fordata VDR jest dostępny przez standardowe przeglądarki internetowe na systemach operacyjnych Windows i Mac, mobile.

Rozwiązanie Fordata VDR oferuje kluczowe funkcje, w tym bezpieczne przechowywanie dokumentów, dostosowywane ustawienia uprawnień, śledzenie aktywności, funkcjonalność Q&A, przyjazny dla użytkownika interfejs, zaczernianie dokumentów, raportowanie i monitorowanie aktywności, masowe przesyłanie plików, zaawansowane możliwości wyszukiwania oraz całodobowe wsparcie klienta.

Tak, Fordata VDR oferuje narzędzia pomagające w efektywnej organizacji dokumentów. Możesz tworzyć foldery i podfoldery, stosować tagi i korzystać z funkcji indeksowania, aby utrzymać porządek i przejrzystość. Oferujemy również funkcjonalność wyszukiwania, aby szybko znaleźć potrzebne dokumenty i dane. Strukturę dokumentów możesz stworzyć przez import pliku Excel, który w wersji przykładowej dostępny jest w systemie.

Tak, Fordata zapewnia kompleksowe funkcje śledzenia aktywności, pozwalające administratorom monitorować działania użytkowników, przeglądanie dokumentów, pobrania i interakcje wewnątrz VDR.

Dokumenty można przesyłać do VDR za pomocą funkcji drag&drop. Możesz przeciągać i upuszczać pliki, przesyłać je bezpośrednio z komputera.

VDR może przechowywać różnorodne typy dokumentów, w tym pliki PDF, dokumenty Word, arkusze kalkulacyjne Excel, prezentacje PowerPoint, obrazy, filmy i wiele innych. Fordata obsługuje szeroki zakres formatów plików, w tym:

  • pliki PDF,
  • pliki MS Office: DOCX, DOC, XLSX, XLS, PPT, PPTX, XLTX, CSV, XLSB, XLSM;
  • Inne popularne formaty: PNG, JPG, JPEG, TXT, ODS, GIF, TIF, TIFF, XML, EML, MPP, MSG, RTF, ODT, PPSX, VSD, VSDX, XPS, DWG, DXF, BMP.

Tak, Fordata wspiera wielojęzyczność, pozwalając użytkownikom na dostęp do platformy w różnych językach (polski, angielski, niemiecki, czeski), aby dostosować się do zróżnicowanych zespołów.

Dedykowany Kierownik Projektu to osoba, która jest odpowiedzialna za Twoją transakcję lub projekt po stronie FORDATA. Potraktuj ją jako ekstra członka Twojego zespołu, który może wyręczyć Cię w zarządzaniu Data Room’em lub realizując czasochłonne prace, np. ładowanie dokumentów. Jest to osoba znana z imienia i nazwiska, do której możesz zadzwonić zawsze jeśli potrzebujesz pomocy czy konsultacji związanej z zarządzaniem VDR. Kierownik Projektu przeprowadza także dla Ciebie dedykowane szkolenie z zarządzania Data Room (jeśli masz takie oczekiwanie).

Nasz Zespół Obsługi Klienta jest dostępny dla Ciebie i zaproszonych przez Ciebie do VDR użytkowników (np. doradców, inwestorów) 24/7. Wsparcie Zespołu obejmuje:

  • całodobowe wsparcie techniczne dla każdego użytkownika,
  • wykonywanie na Twoje zlecenie wszystkich czasochłonnych czynności, takich jak ładowanie dokumentów, tworzenie użytkowników, zarządzanie uprawnieniami (więcej o tym co możemy dla Ciebie zrobić przeczytasz TUTAJ)
  • dostęp do aktualizowanej bazy wiedzy
  • sesje szkoleniowe, aby pomóc w pełnym wykorzystaniu funkcji VDR
  • dostęp do filmików instruktażowych

Tak, nasz dedykowany zespół wsparcia klienta zapewnia pomoc w kilku językach (polski, angielski, niemiecki, holenderski), aby zapewnić skuteczną komunikację i wsparcie. Nasi konsultanci dzięki technologii AI, mogą wesprzeć Cię przez e-mail i chat w dowolnym języku. Poinformuj nas, jeśli wolisz komunikację w Twoim języku.

Nasz dedykowany zespół wsparcia jest dostępny przez całą dobę pod numerem telefonu +48 535 353 774 / +48 535 353 775 lub e-mailem support@fordatagroup.com. Możesz także uzyskać dodatkowe informacje korzystając z naszej bazy wiedzy oraz filmików instruktażowych.

Fordata pomaga usprawnić procesy transakcyjne, zapewniając bezpieczną platformę do zarządzania dokumentami, ułatwiając efektywne due diligence, zapewniając integralność danych i poprawiając komunikację między uczestnikami transakcji. Z Fordata VDR zaoszczędzisz czas i osiągniesz sukces transakcyjny.

Fordata oferuje intuicyjny interfejs, co znacząco zmniejsza konieczność szkolenia użytkowników. Udostępniamy filmy instruktażowe, które pomagają w pełnym opanowaniu funkcji systemu. Dodatkowo, proponujemy bezpłatne, kompleksowe szkolenia oraz stałe wsparcie, aby użytkownicy mogli w pełni wykorzystać potencjał naszej platformy VDR.

Jest to opcja wybierana przez klientów którzy wykorzystują Data Room na potrzeby transakcji (np. fuzji i przejęć). Zespół FORDATA zgrywa zawartość Data Room – dokumenty, raporty, historia Q&A (całą lub z perspektywy wybranej grupy użytkowników np. Inwestora) na szyfrowany nośnik. Zawartość potwierdzana jest protokołem wystawionym przez FORDATA, jako podmiot niezależny od transakcji. Płyta stanowi najczęściej załącznik do Umowy Inwestycyjnej. Klienci zamawiają zwykle 2 komplety, jeden dla Inwestora i jeden dla Spółki.

W Fordata oferujemy Tobie możliwość wyboru DVD, USB edytowalnego lub dodatkowo płatne USB nieedytowalne DatAshur PRO², na którym dane szyfrowane są przy użyciu 256-bitowego szyfrowania sprzętowego AES-XTS (nie jest wymagane żadne oprogramowanie).

Dlaczego jest potrzebne?

  • Zachowanie danych: Fizyczne archiwum zapewnia niezawodną kopię zapasową zawartości Twojego VDR.
  • Zgodność: Wiele branż ma wymagania regulacyjne, które nakazują długoterminowe przechowywanie dokumentów. Archiwum na DVD/USB pomaga spełnić te standardy zgodności, zapewniając bezpieczny, niezmienny zapis Twoich danych.
  • Dostępność: Archiwum na DVD/USB pozwala na dostęp do danych nawet po zakończeniu realizacji procesu transakcyjnego.
  • Wygoda: Fizyczne archiwum jest łatwe do przenoszenia i udostępniania interesariuszom, którzy mogą potrzebować pełnego zestawu dokumentów do due diligence, audytów lub celów referencyjnych.

Nie ma żadnych ograniczeń. Fordata VDR jest zaprojektowany tak, aby umożliwiać przechowywanie i udostępnianie dokumentów w bezpiecznym środowisku. To Ty decydujesz, ile danych zostanie przesłanych do VDR i ilu użytkowników będzie miało dostęp do systemu. System Fordata VDR pozwala na płynne zarządzanie zarówno małymi projektami z ilością danych 1-10 GB, jak i dużymi projektami o wielkości przekraczającej nawet 100 GB. Więc dowiesz się z artykułu: LINK